老人ホーム入居時に必要な書類とは？一覧・取得先・準備の流れを解説【2026年版】

第1章｜老人ホームに入居するとき、どんな書類が必要？

老人ホームの入居時には、本人確認書類、介護保険被保険者証、健康保険資格確認書類、健康診断書や診療情報提供書、入居契約書などが必要になる場合があります。

ただし、全国すべての老人ホームで共通する一律の書類リストがあるわけではありません。

施設の種類、本人の健康状態、契約方法によって必要書類は異なります。入居が決まったら、施設から必要書類一覧を受け取り、提出期限と取得方法を確認しましょう。

第2章｜老人ホーム入居時に必要な書類一覧

まずは、一般的に確認されることが多い書類を整理します。

書類	主な目的	取得先・確認先
本人確認書類	氏名・住所・生年月日の確認	本人保管、自治体など
介護保険被保険者証	介護保険資格・認定情報の確認	市区町村
介護保険負担割合証	介護サービス自己負担割合の確認	市区町村
健康保険資格確認書類	医療保険の資格確認	保険者、本人保管
診療情報提供書	病歴・治療内容・服薬状況の共有	主治医・医療機関
健康診断書	健康状態の確認	医療機関
お薬手帳・服薬情報	薬の管理と医療連携	本人、薬局、医療機関
入居申込書	入居希望・本人情報の登録	入居先施設
入居契約書	入居条件や権利義務の確認	入居先施設
緊急連絡先等の届出書	緊急時の連絡体制の確認	入居先施設
口座振替依頼書	利用料の支払い	施設・金融機関
所得・資産関係書類	費用軽減制度や支払能力の確認等	自治体、本人、金融機関

このほか、施設によっては、住民票、印鑑、印鑑登録証明書、連帯保証人の関係書類、各種受給者証などを求められることがあります。

すべてを先回りして取得する必要はありません。住民票や診断書などは、提出期限や有効期間、指定様式がある場合もあるため、施設に確認してから準備しましょう。

第3章｜入居前に優先して準備したい5種類の書類

① 介護保険被保険者証・負担割合証

介護保険サービスを利用する施設では、介護認定の有無や要介護度、自己負担割合などを確認します。

介護保険被保険者証が見つからない場合は、住民登録のある市区町村に再交付の方法を確認しましょう。

また、要介護認定の申請中や区分変更申請中の場合は、施設にその状況を伝えておくことが大切です。

② 健康保険の資格確認書類

医療機関を受診する際の資格確認に使います。

2026年現在は、マイナ保険証や資格確認書などによる確認が基本です。

施設側に健康保険資格情報の確認方法を尋ね、マイナンバーカードそのものを施設に預ける必要があるかなど、管理方法を慎重に確認しましょう。

③ 健康診断書・診療情報提供書

施設では、持病、感染症に関する情報、服薬状況、必要な医療的ケアなどを把握するため、医師が作成した書類を求める場合があります。

ただし、健康診断書と診療情報提供書は同じものではありません。

書類	主な内容
健康診断書	指定された検査項目や健康状態
診療情報提供書	病歴、治療経過、診断、必要な医療対応
看護サマリー	看護上の注意点、日常生活の支援状況など
退院時の情報提供書類	退院後の生活・医療連携に必要な情報

病院から直接施設に情報を提供する場合もあります。

入居先施設に指定様式があるかを先に確認すると、検査のやり直しなどを防ぎやすくなります。

④ 入居契約書・重要事項説明書

契約書は、利用料金、契約期間、解約条件、返還金、施設側と入居者側の義務などを確認する重要な書類です。

重要事項説明書には、施設の概要、職員配置、サービス内容、料金、入退去条件などが記載されます。

東京都は有料老人ホームの重要事項説明書を公表していますが、最新の内容は施設に直接確認するよう案内しています。

福祉局

契約前には特に、入居一時金、月額料金に含まれない費用、入院時の取り扱い、退去条件、返還金の計算方法を確認しましょう。

⑤ 緊急連絡先・身元保証関係の書類

施設によっては、緊急連絡先、身元引受人、連帯保証人などを求めることがあります。

ただし、これらはすべて同じ役割ではありません。

• 緊急連絡先：事故や体調変化などの際に連絡を受ける人
• 身元引受人：施設との取り決めに応じて、退去時の対応などを担う人
• 連帯保証人：契約で定めた範囲の金銭債務について責任を負う人

「身元保証人」という名称だけでは、具体的な責任範囲は分かりません。

署名する前に、何を引き受ける契約なのかを確認することが重要です。

第4章｜書類がそろわない場合はどうする？

介護保険証が見つからない場合

市区町村の介護保険担当窓口へ相談し、再交付などの手続きを確認します。

入居日が迫っている場合は、施設にも紛失や再交付申請中であることを伝えましょう。

健康診断書が間に合わない場合

施設に提出期限や代替書類の可否を確認します。

病院から施設へ直接医療情報を共有できる場合もありますが、施設の判断が必要です。

家族が遠方に住んでいる場合

書類の郵送、オンライン面談、代理手続きなどに対応しているか施設へ確認しましょう。

代理人による契約や手続きには、委任状などが必要になる場合があります。

身元保証人がいない場合

身元保証人がいないことだけで、老人ホームへの入居が必ず不可能になるわけではありません。

厚生労働省も、介護施設等で身元保証人がいないことのみを理由に入所を拒むことは適切でないと示しています。

厚生労働省

まず施設が何のために保証人を求めているか確認し、緊急連絡、利用料の支払い、退去時の対応などを分けて検討します。

必要に応じて、地域包括支援センター、ケアマネジャー、居住支援法人、成年後見制度などの活用を検討します。ただし、成年後見人が当然に連帯保証人になるわけではありません。

第5章｜認知症で本人が契約書に署名できない場合

「認知症の親が老人ホームに入るとき、家族が代わりに署名すればよいのでしょうか？」

これは慎重な判断が必要です。

認知症の診断があることだけで、本人に契約能力がないと決まるわけではありません。

契約内容を理解して判断できるかは、ご本人の状態や契約内容などを踏まえて考える必要があります。

本人が契約内容を理解できる場合

説明方法を工夫し、ご本人の意思を確認しながら契約を進めます。

判断能力が十分でない場合

家族だからといって、当然に本人の契約を代理できるわけではありません。

既存の代理権の有無を確認し、必要に応じて成年後見制度などの利用を検討します。

成年後見制度は財産管理や法律行為に関係する制度であり、身元保証や医療同意をすべて代行する仕組みではありません。

本人の判断能力に不安がある場合は、契約前に施設や地域包括支援センター、専門職などへ相談しましょう。

第6章｜病院から直接老人ホームに入居する場合

入院中の方が老人ホームへ入居する場合、通常の入居書類に加えて、退院後の医療・介護に必要な情報の共有が重要になります。

病院MSWや退院支援担当者が関わっている場合は、施設担当者と連携して準備を進めましょう。

退院時に確認したい情報

項目	確認する内容
退院予定日	施設への入居可能日との調整
医療情報	診断、治療経過、必要な医療的ケア
服薬情報	薬の種類、服薬方法、残薬
ADL	移動、食事、排泄、入浴などの介助状況
認知機能	意思疎通、見守りの必要性
介護認定	要介護度、認定申請・変更の状況
契約関係	本人の意思確認、代理権、緊急連絡先
費用関係	入居費用、支払方法、必要な調整

退院日が近いのに書類がそろわない場合

書類が不足しているからといって、すぐに入居を諦める必要はありません。

まずは、施設に「入居前に必須の書類」と「入居後の提出を相談できる書類」を分けてもらいましょう。

ただし、医療情報や契約に必要な確認が不足している場合は、安全上・契約上の理由から入居を進められないこともあります。

病院MSW、施設、本人・家族、ケアマネジャーなどが早めに連携することが大切です。

第7章｜老人ホームの入居書類はいつから準備する？

書類準備は、施設を比較している段階から始められます。

ただし、健康診断書などは施設指定の様式や提出期限があるため、早く取得すればよいとは限りません。

入居書類の準備スケジュール

1. 施設探し・見学の段階介護保険証、健康保険資格情報、本人確認書類の保管場所を確認する。
2. 入居申込みの段階施設指定の必要書類一覧を受け取り、医療情報、保証人、契約方法を確認する。
3. 入居審査・契約の段階指定された診断書等を準備し、重要事項説明書・契約書・料金を確認する。
4. 入居直前薬、保険資格情報、緊急連絡先、入居費用の支払方法、当日の持ち物を最終確認する。
5. 入居後必要な住所変更、介護サービスの調整、医療機関との連携などを確認する。

第8章｜老人ホーム入居前の必要書類チェックリスト

実際の準備に使えるよう、確認項目をまとめました。

入居準備チェック

0/12 確認済み施設から正式な必要書類一覧を受け取った本人確認書類を確認した介護保険被保険者証を確認した介護保険負担割合証を確認した健康保険の資格確認方法を確認した診療情報提供書・健康診断書の要否を確認したお薬手帳・服薬情報を整理した契約書・重要事項説明書を確認した緊急連絡先・身元保証の役割を確認した本人の契約意思・代理権を確認した入居費用・支払方法を確認した入居日・退院日・書類提出期限を確認した

チェックリストをコピーすべての施設で一律に必要な書類ではありません。実際の提出物は入居先施設に確認してください。

第9章｜足立区・葛飾区で老人ホームの入居手続きに困ったら

足立区・葛飾区をはじめ、東京都内で老人ホームを探す場合、施設の種類や本人の状況によって相談先が異なります。

介護保険証や負担割合証などの手続きは市区町村の介護保険担当窓口、介護サービスの相談はケアマネジャーや地域包括支援センター、退院調整は病院MSWなどが主な相談先です。

また、東京都では有料老人ホームの重要事項説明書を公開しているため、施設比較の際の参考になります。

福祉局

東京都社会福祉支援センターで相談できること

一般社団法人東京都社会福祉支援センターでは、老人ホーム紹介、身元保証、居住支援、退院後の住まいに関する相談に対応しています。

東京都指定の居住支援法人として、住まいの確保に不安がある高齢者などの支援にも取り組んでいます。

「保証人がいないため、施設との契約が進まない」

「退院日が迫っているが、入居先が決まらない」

「家族が遠方で、入居手続きの相談相手がいない」

このような段階でも、状況を整理するところからご相談いただけます。

ただし、施設への入居を保証するものではなく、契約上の代理権や法的判断が必要な場合は、適切な専門職等との連携が必要です。

第10章｜老人ホーム入居時の必要書類に関するFAQ

Q1. 老人ホームに入るとき、最低限必要な書類は何ですか？

施設によって異なりますが、本人確認書類、介護保険関係書類、健康保険資格確認書類、医療情報、入居申込書や契約書などが必要になる場合があります。

Q2. 老人ホームの健康診断書は必ず必要ですか？

すべての施設で一律に必要とは限りません。健康診断書の代わりに診療情報提供書などを求める場合もあるため、施設へ確認してください。

Q3. 身元保証人がいなくても老人ホームに入れますか？

身元保証人がいないことだけで、入居が必ず不可能になるわけではありません。施設が求める役割を確認し、必要な支援を検討しましょう。

Q4. 認知症の親の入居契約を子どもが代わりにできますか？

子どもであることだけで当然に契約代理権が生じるわけではありません。本人の判断能力や代理権の有無を確認し、必要に応じて成年後見制度などを検討します。

Q5. 介護保険証を紛失した場合はどうすればいいですか？

住民登録のある市区町村に再交付の方法を確認してください。入居先施設にも、再交付手続き中であることを伝えましょう。

Q6. 退院から老人ホーム入居まで時間がない場合は？

病院MSW、施設担当者、ケアマネジャーなどと連携し、提出が必要な書類と期限を確認しましょう。医療情報や契約上の確認を優先して調整することが重要です。

Q7. 老人ホームの契約書で注意すべき点は？

入居一時金、月額料金、追加費用、解約条件、返還金、入院時の取り扱い、連帯保証の範囲などを確認してください。東京都も契約・解約時のトラブルに注意を呼びかけています。

東京くらしWEB

第11章｜まとめ：書類がそろわなくても、まずは相談を

老人ホーム入居時に必要な書類は、施設の種類や本人の状況によって異なります。

大切なのは、書類をやみくもに集めることではなく、施設に確認しながら必要なものを順番に準備することです。

特に、身元保証人がいない、認知症で契約が難しい、退院日が迫っているといった場合は、書類準備だけでなく関係者との調整が必要になります。

老人ホームの入居手続きでお困りの方へ

一般社団法人東京都社会福祉支援センターでは、老人ホーム紹介、身元保証、居住支援、退院後の住まいについて相談できます。

ご本人・ご家族だけでなく、ケアマネジャー、病院MSW、地域包括支援センターなどの支援者からの相談にも対応しています。

「まだ施設が決まっていない」「何から準備すればよいか分からない」という段階でも構いません。

介護度、健康状態、入居希望時期、身元保証の状況など、分かる範囲からお知らせください。

必要な確認事項を一緒に整理し、ご本人に合った住まい探しにつなげます。

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